Văn bản hành chính gồm những loại nào
Văn bản hành chính là nhóm văn bản mà Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư điều chỉnh, gồm 29 loại liệt kê tại Điều 7. Nhóm này khác văn bản quy phạm pháp luật như luật, nghị định, thông tư.
Chữ "cá biệt" sau nghị quyết và quyết định phân biệt chúng với nghị quyết, quyết định là văn bản quy phạm pháp luật.
Bảng 29 loại văn bản hành chính và chữ viết tắt
| Tên loại văn bản | Chữ viết tắt | Ví dụ số, ký hiệu |
|---|---|---|
| Nghị quyết (cá biệt) | NQ | 15/NQ-ABC |
| Quyết định (cá biệt) | QĐ | 15/QĐ-ABC |
| Chỉ thị | CT | 15/CT-ABC |
| Quy chế | QC | 15/QC-ABC |
| Quy định | QyĐ | 15/QyĐ-ABC |
| Thông cáo | TC | 15/TC-ABC |
| Thông báo | TB | 15/TB-ABC |
| Hướng dẫn | HD | 15/HD-ABC |
| Chương trình | CTr | 15/CTr-ABC |
| Kế hoạch | KH | 15/KH-ABC |
| Phương án | PA | 15/PA-ABC |
| Đề án | ĐA | 15/ĐA-ABC |
| Dự án | DA | 15/DA-ABC |
| Báo cáo | BC | 15/BC-ABC |
| Biên bản | BB | 15/BB-ABC |
| Tờ trình | TTr | 15/TTr-ABC |
| Hợp đồng | HĐ | 15/HĐ-ABC |
| Công văn | Không có | 15/ABC-VP |
| Công điện | CĐ | 15/CĐ-ABC |
| Bản ghi nhớ | BGN | 15/BGN-ABC |
| Bản thỏa thuận | BTT | 15/BTT-ABC |
| Giấy ủy quyền | GUQ | 15/GUQ-ABC |
| Giấy mời | GM | 15/GM-ABC |
| Giấy giới thiệu | GGT | 15/GGT-ABC |
| Giấy nghỉ phép | GNP | 15/GNP-ABC |
| Phiếu gửi | PG | 15/PG-ABC |
| Phiếu chuyển | PC | 15/PC-ABC |
| Phiếu báo | PB | 15/PB-ABC |
| Thư công | Không có | Không quy định chữ viết tắt tên loại |
Cách ghi số và ký hiệu văn bản
- Số là số thứ tự văn bản trong năm, đăng ký tại Văn thư, viết bằng chữ số Ả Rập. Số nhỏ hơn 10 ghi thêm số 0 phía trước, ví dụ 05.
- Ký hiệu gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan ban hành, ví dụ 15/QĐ-ABC.
- Ký hiệu công văn gồm chữ viết tắt tên cơ quan và chữ viết tắt đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực, ví dụ 15/ABC-VP.
- Giữa số và ký hiệu là dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt là dấu gạch nối (-), không cách chữ.
- Chữ viết tắt tên cơ quan và tên đơn vị soạn thảo do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
Các cặp viết tắt hay nhầm
- QĐ và QyĐ: QĐ là quyết định, QyĐ là quy định.
- ĐA và DA: ĐA là đề án, DA là dự án.
- HD và HĐ: HD là hướng dẫn, HĐ là hợp đồng.
- CT và CTr: CT là chỉ thị, CTr là chương trình.
- TTr và TT: TTr là tờ trình, một văn bản hành chính. TT thường dùng cho thông tư, là văn bản quy phạm pháp luật và không có trong bảng này.
Ba loại bản sao văn bản
Chữ viết tắt theo Phụ lục III Nghị định 30/2020/NĐ-CP:
- Bản sao y: SY.
- Bản trích sao: TrS.
- Bản sao lục: SL.
Mẫu trình bày trong Phụ lục III
- Mẫu 1.1: Nghị quyết (cá biệt).
- Mẫu 1.2: Quyết định (cá biệt) quy định trực tiếp.
- Mẫu 1.3: Quyết định (cá biệt) quy định gián tiếp.
- Mẫu 1.4: Văn bản có tên loại.
- Mẫu 1.5: Công văn.
- Mẫu 1.6: Công điện.
- Mẫu 1.7: Giấy mời.
- Mẫu 1.8: Giấy giới thiệu.
- Mẫu 1.9: Biên bản.
- Mẫu 1.10: Giấy nghỉ phép.
- Thể thức từng thành phần (Quốc hiệu, số ký hiệu, chữ ký, nơi nhận…) theo Phụ lục I Nghị định 30 có ở trang Thể thức văn bản hành chính.
DocOps dùng bảng này thế nào
- Khi nạp văn bản: AI xếp văn bản vào một trong 29 loại. Văn bản ngoài bảng như luật, nghị định, thông tư được xếp "Khác" và vẫn được theo dõi làm căn cứ; cán bộ chốt kết quả.
- Khi soạn thảo: chọn một trong 29 loại, ký hiệu ghi theo chữ viết tắt ở bảng trên, xem Soạn thảo văn bản theo Nghị định 30.