Chuyển đổi số công tác văn thư là gì?
Chuyển đổi số công tác văn thư là chuyển việc tiếp nhận, lưu trữ, tra cứu và soạn thảo văn bản từ giấy và tệp rời sang dữ liệu có cấu trúc mà máy đọc và đối chiếu được, chứ không chỉ là bản chụp của văn bản giấy.
Một trường đại học làm việc với ba lớp văn bản: văn bản của Bộ Giáo dục và Đào tạo và các bộ ngành, văn bản nội bộ ban hành dựa trên đó, và văn bản đi đến hằng ngày. Quan hệ giữa ba lớp này thường chỉ nằm trong đầu một vài cán bộ lâu năm. Khi họ nghỉ, trường mất luôn bản đồ đó.
Quét văn bản và xây kho tri thức
| Khía cạnh | Chỉ quét lưu PDF | Kho tri thức DocOps |
|---|---|---|
| Thông tin của văn bản | Tên tệp do người đặt | Số hiệu, ngày ký, cơ quan ban hành, trích yếu, loại văn bản |
| Quan hệ giữa văn bản | Không có | Căn cứ, hướng dẫn, sửa đổi, thay thế, bãi bỏ, kèm câu gốc |
| Con số và ngưỡng | Phải mở từng tệp | Ngưỡng và con số, cổng chặn tra được ngay |
| Tra cứu | Tìm theo tên tệp | Tìm toàn văn không dấu và hỏi đáp có trích dẫn |
| Khi cán bộ nghỉ | Mất bản đồ quan hệ | Kho, đồ thị và tệp sao lưu ở lại với đơn vị |
Mỗi phòng ban dùng DocOps thế nào
- Văn thư, Tổ chức – Hành chính: nạp văn bản PDF, kiểm tra 9 thành phần thể thức của văn bản đến, giữ kho đúng và đủ.
- Phòng Đào tạo: tra mọi ngưỡng học vụ và con số chốt theo quy chế đang hiệu lực; trước khi sửa một quy chế, xem Điều nào đang gánh nhiều quy định nhất.
- Pháp chế: rà các văn bản nội bộ đang dựa trên căn cứ bị thay thế hoặc bãi bỏ, xem hiệu lực tại một ngày. Rà soát căn cứ pháp lý.
- Lãnh đạo và chuyên viên: hỏi bằng lời và nhận câu trả lời dẫn số hiệu, Điều; soạn tờ trình, quyết định đúng thể thức. Soạn thảo văn bản theo Nghị định 30.
- Ngoài trường học: cơ quan, doanh nghiệp và tổ chức dùng cùng các tính năng này, xem AI văn bản cho UBND, cơ quan, doanh nghiệp.
Cán bộ chốt dữ liệu, AI làm phần đọc
AI đọc văn bản (nhận dạng trang quét, bóc thông tin, phân loại theo 29 loại văn bản của Nghị định 30, bóc quan hệ và dòng nghiệp vụ). Cán bộ chốt dữ liệu ở ba điểm: chốt từng văn bản vào kho hoặc trả lại nguồn, duyệt quan hệ có độ tin cậy dưới 0,85, và đối chiếu với ảnh gốc khi máy tự phát hiện chỗ đáng ngờ. Mọi quyết định được ghi vào nhật ký không sửa được.
Dữ liệu của trường ở đâu
- Kho văn bản nằm trên máy của trường (cơ sở dữ liệu SQLite), sao lưu và khôi phục bằng tệp tại máy.
- Mỗi đơn vị một key kích hoạt và một kho riêng; số máy được dùng do Agentra cấp theo key.
- Chỉ phần cần AI được gửi qua máy chủ DocOps tới nhà cung cấp mô hình: nội dung văn bản ở các bước AI, ảnh trang khi nhận dạng, yêu cầu soạn thảo và gói ngữ cảnh của từng câu hỏi.
- Chi tiết về dữ liệu và cách dùng AI ở trang Minh bạch AI và dữ liệu.
Triển khai trong một buổi
- Tải DocOps cho Windows hoặc macOS, gửi đơn xin key ngay trong màn Kích hoạt.
- Điền Thông tin đơn vị một lần trong Cài đặt.
- Nạp trước các văn bản hay dùng nhất: quy chế đào tạo, quy định học vụ và thông tư làm căn cứ.
- Chốt văn bản vào kho, rồi mở Rà soát và Tra cứu để dùng ngay.