Hướng dẫn sử dụng DocOps

Kích hoạt bằng key

1. Mở DocOps. Màn đầu tiên có ô Key kích hoạt.
2. Nhập key quản trị viên đã cấp, dạng DOCOPS-XXXX-XXXX-XXXX, rồi bấm Kích hoạt. Máy cần có Internet.
3. Chưa có key? Bấm Gửi yêu cầu tới quản trị, điền tên đơn vị, người liên hệ, email hoặc số điện thoại, chọn lý do Chưa có key (đăng ký mới) rồi bấm Gửi yêu cầu. Ghi lại mã yêu cầu hiện ra để báo quản trị.

Mỗi key dùng được trên tối đa 10 máy.

Hướng dẫn nhanh lần đầu

Sau lần kích hoạt đầu tiên trên máy, DocOps chạy một vòng hướng dẫn nhanh 8 bước, khoảng 1 phút. Vòng này lần lượt giới thiệu Nạp văn bản, Kho văn bản, Tra cứu, Hỏi AI, Rà soát, Soạn thảo và Cài đặt, chỉ vào đúng nút trên màn hình. Đã quen thì bấm Bỏ qua. Mở lại bất cứ lúc nào bằng một trong ba cách:

• menu Trợ giúp → Xem lại hướng dẫn nhanh;
• Cài đặt, thẻ Trợ giúp & phản hồi, nút Xem lại hướng dẫn nhanh;
• gõ /huongdan vào ô chat: ô chat của giao diện Hiện đại, hoặc khung Trò chuyện với AI ở cột phải màn Tra cứu của giao diện Cổ điển.

Menu Trợ giúp → Hướng dẫn sử dụng mở trang này trong trình duyệt.

Hai kiểu giao diện

• Cổ điển (mặc định): cột trái có Tổng quan, Rà soát, Tra cứu, Đồ thị, Soạn thảo, Kho văn bản, và Cài đặt ở cuối cột. Thanh trên cùng có ô tìm nhanh, nút Nạp văn bản và chuông Khay xác nhận.
• Hiện đại: mọi tính năng gom vào một ô chat. Gõ / để mở tính năng, @ để gắn văn bản vào câu hỏi, gõ chữ thường để hỏi AI.

Đổi kiểu ở Cài đặt → Giao diện → Kiểu giao diện; đổi xong có tác dụng ngay.

Ở ô chat, lệnh gạch chéo nhận mọi cách gõ: có dấu hay không dấu, gạch nối hay dấu cách, và cả tên tiếng Anh. /caidat, /cai-dat, /cài đặt và /settings đều mở Cài đặt. Gõ được thêm từ khoá ngay sau lệnh, ví dụ /tracuu học phí hoặc /kho tuyển sinh.

Khi nạp lỗi

• Tệp lỗi hiện nhãn Lỗi kèm câu lý do. Bấm Thử lại tệp này để nạp lại riêng tệp đó.
• Khi máy chủ tạm từ chối (quá nhiều yêu cầu cùng lúc, hoặc hạn mức của đơn vị đã hết), đợt nạp dừng và ghi giờ sẽ thử lại. Bấm Tiếp tục ngay để thử luôn, hoặc Dừng hẳn.
• Đợt nạp có tệp bị lỗi khi đọc hoặc phân tích thì DocOps hỏi một lần: Gửi báo cáo lỗi cho quản trị? Báo cáo không chứa tên tệp, nội dung văn bản hay đường dẫn trong máy; bấm Thông tin sẽ gửi để xem trước. Bấm Gửi báo cáo rồi ghi lại mã hiện ra. Bấm Bỏ qua thì báo cáo của đợt đó không gửi và không hỏi lại.
• Gặp lỗi khác: menu Trợ giúp → Gửi phản hồi.

Lọc

1. Bấm một nút trạng thái: Tất cả, Chờ xác nhận, Đang phân tích hoặc Cần nạp lại quan hệ.
2. Gõ vào ô Lọc trong kho…. Ô này tìm trong số hiệu, trích yếu và cả nội dung văn bản. Dòng khớp trong thân văn bản ghi "khớp trong nội dung" kèm đoạn chứa chữ bạn gõ.
3. Bấm Bỏ bộ lọc để xem lại cả kho.

Đọc bản gốc

Trong bảng chi tiết, bấm ảnh trang 1 ở mục Bản gốc. Cửa sổ đọc cho cuộn liên tục qua các trang; nút ⇤ Đầu và Cuối ⇥ (hoặc phím Home, End) về trang đầu và trang cuối, phím ← → lật trang, nút − và + thu phóng ảnh.

Sửa thông tin

1. Mở chi tiết văn bản, bấm Sửa thông tin.
2. Sửa Số hiệu, Loại văn bản, Trích yếu, Cơ quan ban hành, Người ký, Ngày ký hoặc Hiệu lực từ, rồi bấm Lưu.
3. Nếu đổi số hiệu của một văn bản đang có quan hệ, DocOps hỏi "Đổi số hiệu sẽ nối lại N quan hệ sang số mới." Bấm Đổi để đồng ý, Thôi để giữ số cũ.

Nút chỉ có khi văn bản ở trạng thái Hoàn tất hoặc Trả lại nguồn, không đứng ở bước chốt và không đang được phân tích.

Thay tệp

Dùng khi tệp đã nạp bị sai: thiếu trang, nhầm bản, bản quét mờ.

1. Mở chi tiết văn bản, bấm Thay tệp… và chọn tệp PDF đúng.
2. Hộp xác nhận cho biết văn bản cũ sẽ bị xoá và thay bằng một văn bản mới đọc từ tệp bạn chọn. Văn bản mới đi qua lại bước xác nhận thông tin.
3. Tích ô "Tôi hiểu văn bản cũ sẽ bị xoá và không hoàn tác được", rồi bấm Thay tệp. Không muốn đợi thì bấm Chạy nền: việc thay vẫn chạy, kết quả hiện ở Khay xác nhận.

Văn bản vừa nạp mà trùng số hiệu với một văn bản đã có thì dừng lại, và chi tiết của nó ghi "Trùng số hiệu với văn bản «…» đã có trong kho" kèm hai nút: Thay văn bản cũ bằng bản này (bản vừa nạp đã đọc chữ rồi nên không phải đọc lại), hoặc Xoá bản vừa nạp.

Văn bản chưa đọc được chữ hoặc dừng giữa chừng

• Bản quét mà máy chưa đọc được chữ có nút Đọc lại bằng OCR: DocOps đọc chữ từ ảnh trang đã lưu rồi phân tích tiếp. Việc này tốn phí như đọc một bản quét mới.
• Văn bản ghi Dừng giữa chừng hoặc Chưa xử lý được có nút Chạy lại xử lý, cũng tốn phí AI.
• Văn bản máy chưa rút được quan hệ căn cứ có nút Nạp lại quan hệ. Bấm nút trạng thái Cần nạp lại quan hệ để tích nhiều văn bản một lần rồi bấm Nạp lại quan hệ của N văn bản. Hộp xác nhận cho biết số văn bản sẽ chạy; Nạp lại quan hệ tốn phí AI, và văn bản chưa có chữ được đọc chữ từ ảnh trang trước rồi quay lại bước xác nhận thông tin. Bấm Bắt đầu.
• Mỗi lúc chỉ đọc lại được một văn bản; các nút khác tạm khoá tới khi lượt đang chạy xong.

Xoá văn bản

1. Bấm biểu tượng thùng rác cuối dòng, hoặc Xoá trong bảng chi tiết.
2. Hộp thoại liệt kê các văn bản sẽ mất căn cứ nếu xoá văn bản này.
3. Tích "Tôi hiểu thao tác này không thể hoàn tác", rồi bấm Xoá vĩnh viễn.

DocOps không có thùng rác. Sao lưu trước khi dọn kho.

Đọc lại chữ của PDF cũ (miễn phí)

Một số PDF có lớp chữ nạp bằng bản DocOps cũ bị tách rời chữ cái (ví dụ "B Ộ GIÁO D Ụ C"), nên tìm theo nội dung dễ trượt. DocOps tự đọc lại các tệp này từ tệp gốc khi khởi động. Riêng tệp gốc nằm trong thư mục macOS bảo vệ (Desktop, Documents, Downloads, iCloud Drive, ổ ngoài) thì phải bấm nút:

1. Ở Tra cứu, dòng "N văn bản PDF cũ có thể đọc lại chữ để tìm chính xác hơn" hiện kèm nút Đọc lại chữ (miễn phí). Bấm nút.
2. macOS có thể hỏi quyền cho DocOps đọc thư mục đó. Cho phép để DocOps đọc được tệp gốc.
3. DocOps báo số văn bản đã đọc lại. Tệp gốc đã bị xoá hoặc đổi nội dung thì không đọc lại được.

Việc này đọc lớp chữ có sẵn trong tệp, không gọi AI và không tốn phí.

Khay xác nhận

Chuông ở thanh trên cùng đếm số việc đang chờ bạn. Mỗi thẻ trong khay là một văn bản, ghi bước chốt nó đang đứng:

• H2, nút Duyệt vào kho: xác nhận thông tin máy bóc (số hiệu, ngày ký, cơ quan ban hành, trích yếu…). Mọi văn bản mới nạp đều qua bước này.
• H4, nút Mở màn đối chiếu: trường máy chưa chắc hoặc chữ đọc từ ảnh bị nghi ngờ; so với ảnh bản gốc rồi chọn giá trị đúng.
• H1, nút Duyệt N quan hệ: quan hệ căn cứ máy rút ra nhưng chưa đủ chắc, chờ bạn đồng ý hoặc bác.

Xác nhận một văn bản ở bước H2:

1. Bấm chuông, chọn văn bản, bấm Duyệt vào kho.
2. Màn chốt hiện từng trường máy đọc kèm độ tin cậy, cạnh ảnh trang. Ở khung ảnh trang, nút ⇤ Đầu và Cuối ⇥ về trang đầu và trang cuối; bấm vào khung rồi dùng phím Home, End, ← →, hoặc gõ số trang vào ô số trang.
3. Đúng hết thì bấm Chốt.
4. Cần sửa thì sửa ngay trong ô, rồi bấm Sửa metadata rồi chốt. Hộp Xác nhận sửa thông tin rồi chốt liệt kê từng trường, cột "Máy đọc" cạnh cột "Bạn sửa thành". Bấm Chốt với N thay đổi, hoặc Quay lại sửa.
5. Văn bản không dùng được (thiếu trang, số hiệu không đọc được): ghi lý do vào ô lý do rồi bấm Trả lại nguồn.
6. Chưa quyết được thì bấm Để sau; văn bản vẫn nằm trong khay.

Chốt ở H2 là xác nhận thông tin; văn bản vào kho sau khi các bước phân tích còn lại chạy xong. Trong khay, phím ↑ ↓ chuyển giữa các việc, Enter mở việc đang chọn. Việc đã quyết gom vào nhóm Đã xong ở cuối khay; bấm Ẩn trên một thẻ hoặc Ẩn tất cả để dọn khay, Hiện mục đã ẩn rồi Hiện lại để đưa thẻ về.

Cảnh báo hiệu lực căn cứ

Màn Rà soát liệt kê văn bản của đơn vị đang dẫn căn cứ có vấn đề về hiệu lực, tính tại ngày ở ô Hiệu lực tại ngày (mặc định là hôm nay).

1. Lọc bằng các nút Căn cứ bị bãi bỏ, Sắp thay đổi, Đã xử lý.
2. Chọn một văn bản. Bên phải hiện các căn cứ có cảnh báo, câu gốc trích căn cứ đó, và nội dung văn bản ở hai thẻ Chữ và Ảnh trang (có nút ⇤ Đầu, Cuối ⇥ và phím Home, End).
3. Bấm câu gốc để nhảy tới đúng câu ấy trong nội dung văn bản. Căn cứ đã hết hiệu lực mà có văn bản thay thế thì có nút Thay bằng …: bấm để mở Kho văn bản, lọc sẵn theo số hiệu của văn bản thay thế.
4. Xử lý xong thì bấm Đã xử lý (phím X). DocOps chuyển sang cảnh báo kế tiếp.

Đầu màn luôn ghi "Đã soát N văn bản · M cạnh". Danh sách trống mà số cạnh là 0 nghĩa là máy chưa có quan hệ nào để soát, không phải kho đã sạch.

Xem tác động

1. Mở Đồ thị, chế độ Tác động. Cuộn chuột để phóng to, thu nhỏ; kéo nền để di chuyển; kéo một thẻ để xếp lại.
2. Bấm một thẻ. Cột phải hiện Đứng trên (các căn cứ của nó) và Kéo theo (các văn bản dựa vào nó). Bấm Mở văn bản để đọc.
3. Đổi ô Hiệu lực tại ngày để xem hiệu lực ở một thời điểm khác.
4. Ở ô chat, gõ /dothi kèm số hiệu, hoặc kèm vài chữ trong trích yếu. Một văn bản khớp thì đồ thị mở luôn; nhiều văn bản khớp thì DocOps cho bạn chọn; không văn bản nào khớp thì DocOps nói rõ.

Chọn một thẻ là căn cứ được trích nhưng chưa nạp vào kho thì cột phải ghi "Không có trong kho — căn cứ được viện dẫn".

Bán kính ảnh hưởng

Trả lời câu hỏi: nếu sửa một Điều trong văn bản này, những gì trong kho phải rà lại?

1. Ở chế độ Tác động, chọn một văn bản.
2. Bấm Bán kính ảnh hưởng. Mỗi Điều đang được viện dẫn là một bong bóng, ghi "Đ.23" và số trích dẫn. Bong bóng càng to thì càng nhiều chỗ trong kho dựa vào Điều đó.
3. Cột phải ghi số Điều và số trích dẫn đã soát trên toàn kho, để phân biệt "0 vì không có gì dựa vào" với "0 vì chưa có gì để soát".

Viết bản thảo mới

1. Mở Soạn thảo. Màn mở sẵn một bản trắng.
2. Chọn Loại văn bản, rồi gõ Ý chính: việc cần ban hành, áp dụng cho ai, vì sao.
3. Bấm Viết. AI viết bản đầu trong khoảng 10 đến 20 giây và chọn căn cứ còn hiệu lực trong kho. Căn cứ đã hết hiệu lực hoặc sắp bị thay không được đưa vào, và được ghi ra ngay dưới nút.
4. Sửa ở thẻ Nội dung như trong Word: ⌘B đậm, ⌘I nghiêng, ⌘U gạch chân (Windows: Ctrl); đoạn bắt đầu bằng "Điều" tự đánh số. Bấm + Thêm căn cứ để tìm căn cứ trong kho.
5. Điền Số/ký hiệu, Địa danh, Ngày ký, Kính gửi, Nơi nhận và người ký. Cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành lấy từ Cài đặt → Thông tin đơn vị; bấm Sửa cho bản này để đổi riêng cho bản đang soạn.
6. Bấm Xuất Word hoặc Xuất PDF, chọn chỗ lưu. Bấm Mở thư mục để thấy tệp vừa xuất.

Bản thảo đã lưu

• Bản thảo tự lưu khi gõ. Xuất xong bản thảo vẫn còn trong máy.
• Khi bản đang mở còn trắng, khung Bản thảo đã lưu liệt kê các bản trước: bấm Mở để soạn tiếp, Xoá để xoá. Hàng nút phía trên màn cũng mở được từng bản; + Bản thảo mới tạo bản trắng.
• Xoá bản thảo này (hiện khi bản đang mở đã có chữ) xoá bản đó. Mọi lần xoá đều qua hộp xác nhận "Xoá bản thảo «…»?": bản thảo bị xoá khỏi máy và không lấy lại được; tệp Word hay PDF đã xuất từ nó không bị ảnh hưởng.

Nhập nội dung có sẵn

Đã có toàn văn trong tay (dán được, hoặc một tệp Word hay PDF)?

1. Bấm Nhập nội dung có sẵn.
2. Dán toàn văn, hoặc bấm Chọn tệp Word hoặc PDF… (nhận .docx và .pdf).
3. Xem cột Nhận diện được: số hiệu, trích yếu, nơi nhận, người ký; phần còn lại vào ô Nội dung. Bấm Tạo bản thảo.

Với tệp:

• Tệp do DocOps xuất và chưa sửa: DocOps dựng lại đúng bản thảo đã soạn. Bản đó còn trong máy thì mở lại bản đó; không còn thì tạo một bản thảo mới y như lúc xuất.
• Tệp đã sửa ngoài DocOps: nhập theo chữ trong tệp.
• PDF bản quét: không nhập được vì không có chữ. Dùng bản Word, hoặc nạp tệp vào Kho văn bản để DocOps đọc chữ.
• Tệp .doc đời cũ: mở bằng Word rồi lưu thành .docx.

Nút Nhờ AI trình bày lại xếp lại các dòng theo khuôn của loại văn bản; việc này tốn phí AI.

Thông tin đơn vị

Điền Cơ quan chủ quản, Cơ quan ban hành, Địa danh, Quyền hạn ký, Chức vụ người ký và Họ tên người ký, rồi bấm Lưu thông tin đơn vị. Mỗi bản thảo mới điền sẵn từ đây; sửa trong một bản thảo không đổi Cài đặt.

Mức dùng AI tháng này

Thẻ ghi chi phí ước tính của key đơn vị trong tháng này, kèm tổng số token. Đây là chỗ xem nhanh nhất mọi việc tốn phí đã dùng bao nhiêu.

Giao diện

• Kiểu giao diện: Cổ điển hoặc Hiện đại.
• Sáng / tối: Sáng, Tối, hoặc Theo hệ điều hành.

Bấm là có tác dụng ngay, không cần lưu. Lựa chọn này lưu riêng cho từng máy.

Phiên bản và cập nhật

1. Ở thẻ Phiên bản, bấm Kiểm tra cập nhật.
2. Có bản mới thì bấm Tải và cài, đợi tải xong.
3. Bấm Khởi động lại để cài. DocOps đóng lại, cài bản mới rồi tự mở lại.

Bản thảo tự lưu sau mỗi lần sửa, không có nút lưu. Trước khi bấm bước 3, chờ dòng cạnh tiêu đề Soạn thảo ghi "nháp đã lưu · giờ:phút".

Trợ giúp & phản hồi

• Hướng dẫn sử dụng ↗ mở trang này trong trình duyệt.
• Xem lại hướng dẫn nhanh chạy lại vòng hướng dẫn 8 bước.
• Gửi phản hồi: báo lỗi, góp ý hoặc đặt câu hỏi tới quản trị DocOps. Hộp gửi hiện trước thông tin máy đi kèm (phiên bản, hệ điều hành, tên máy, mã máy, màn đang mở, số văn bản đã nạp); không gửi nội dung văn bản nào. Gửi xong, ghi lại mã phản hồi để trao đổi thêm.

Key & thiết bị

Thẻ ghi key đang hoạt động hay đã bị khoá, tên đơn vị và số máy đang dùng key. Nút Đăng xuất khỏi máy này xoá toàn bộ kho văn bản, bản thảo, hội thoại và ảnh trên máy, rồi mở lại DocOps ở màn kích hoạt. Phải gõ đúng XOÁ KHO để xác nhận.

Sao lưu

1. Mở Cài đặt → Sao lưu & khôi phục, bấm Sao lưu ngay.
2. Chọn nơi lưu tệp; tên gợi ý có ngày sao lưu, ví dụ docops-2026-10-17.docopsbak. Nên lưu ra ổ ngoài hoặc ổ mạng của đơn vị, không chỉ trên chính máy này.
3. DocOps báo "Đã sao lưu N văn bản và M ảnh vào …".

Máy chưa sao lưu lần nào, hoặc đã 7 ngày chưa sao lưu, thì DocOps hiện một dải nhắc ở trên cùng có nút Sao lưu ngay; bấm × trên dải để tắt nhắc trong 7 ngày.

Khôi phục

1. Ở thẻ Sao lưu & khôi phục, bấm Khôi phục… và chọn tệp .docopsbak.
2. DocOps thay toàn bộ kho hiện tại bằng bản sao lưu, rồi tự mở lại.

Nén ảnh

Thẻ Dung lượng lưu trữ ghi ảnh bản gốc và dữ liệu đang chiếm bao nhiêu, và còn bao nhiêu ảnh chưa nén.

1. Bấm Nén ảnh (còn khoảng …). Ảnh giữ nguyên độ phân giải.
2. Muốn ngừng thì bấm Dừng; ảnh đang nén làm nốt rồi dừng.

Chưa sao lưu trong 24 giờ qua thì DocOps đòi sao lưu trước, hoặc tích Tôi đã tự sao lưu bằng cách khác. Nén ảnh chạy trên máy, không tốn phí AI.

Agent được làm và không được làm

Agent được: tìm và đọc văn bản, xem quan hệ và hiệu lực tại một ngày, xem việc chờ xác nhận, tạo và đọc bản thảo, nhập văn bản có sẵn thành bản thảo, nhờ AI viết bản thảo, xuất bản thảo vào thư mục đã chọn, nạp tệp PDF, hỏi trợ lý về kho.

Agent không được: chốt ở bước xác nhận (nó chỉ đề xuất, đề xuất hiện trên thẻ ở Khay xác nhận và bạn quyết bằng nút trong app), xoá văn bản, thay tệp, sao lưu hay khôi phục, đăng xuất, cập nhật app, gửi phản hồi, sửa thông tin đơn vị, tự bật kết nối, đổi mã truy cập hay nâng trần của chính nó.