Soạn thảo văn bản theo Nghị định 30 là gì?
Soạn thảo văn bản theo Nghị định 30 là trình bày văn bản hành chính đúng thể thức và kỹ thuật quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư: quốc hiệu và tiêu ngữ, tên cơ quan, số và ký hiệu, địa danh và ngày tháng, tên loại và trích yếu, nội dung, chữ ký, dấu và nơi nhận.
Điều 7 của Nghị định liệt kê 29 loại văn bản hành chính, từ nghị quyết cá biệt, quyết định, chỉ thị tới công văn, tờ trình, thông báo, kế hoạch, báo cáo, biên bản, hợp đồng, giấy mời và công điện. Cái khó khi soạn không nằm ở mẫu, mà ở hai chỗ: viết đúng giọng hành chính cho từng loại, và viện dẫn căn cứ còn hiệu lực.
Soạn theo mẫu bằng tay và soạn với DocOps
| Bước | Soạn bằng tay | Với DocOps |
|---|---|---|
| Điểm bắt đầu | Mở văn bản cũ, sửa lại | Một câu ý chính, bấm "Viết" |
| Phần thể thức của đơn vị | Gõ lại từng lần | Tự điền từ Thông tin đơn vị: cơ quan chủ quản, cơ quan ban hành, địa danh, thẩm quyền ký, chức vụ, họ tên |
| Căn cứ pháp lý | Chép từ văn bản cũ, dễ dẫn căn cứ đã hết hiệu lực | Căn cứ hết hiệu lực không được đưa cho AI; từng dòng căn cứ có nhãn hiệu lực |
| Ô còn trống | Tự soát | Danh sách "Còn trống" chỉ ra trường chưa điền |
| Đầu ra | Tệp Word | Word (.docx) hoặc PDF |
Cách DocOps soạn một văn bản
- Chọn loại văn bản trong 29 loại của Nghị định 30.
- Viết ý chính trong một câu, ví dụ mục đích của quyết định và đối tượng áp dụng, rồi bấm "Viết".
- AI viết toàn bộ văn bản trên trang A4; thông tin đơn vị lấy từ Cài đặt, Thông tin đơn vị.
- Sửa trực tiếp như trong Word; danh sách "Còn trống" nhắc những chỗ chưa điền.
- Xuất ra Word hoặc PDF để trình ký theo quy trình của đơn vị.
Soạn công văn, tờ trình, báo cáo, biên bản bằng AI
Mỗi loại văn bản có khung trình bày riêng theo mẫu của Nghị định 30. Chọn loại, viết ý chính, DocOps viết nội dung vào đúng khung đó.
- Công văn: không có tên loại; trích yếu ghi sau "V/v" dưới số, ký hiệu; có "Kính gửi".
- Tờ trình: tên loại TỜ TRÌNH, trích yếu "Về việc…", gửi cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định.
- Báo cáo: tên loại BÁO CÁO và trích yếu; nội dung theo ý chính bạn nêu, số liệu do cán bộ kiểm.
- Biên bản cuộc họp: khung biên bản riêng theo mẫu của Nghị định 30; viết thời gian, thành phần và kết luận chính vào ý chính để AI trình bày.
- Quyết định, thông báo, kế hoạch: cùng 29 loại văn bản hành chính khác, danh sách ở trang Các loại văn bản hành chính.
Căn cứ còn hiệu lực ngay từ bản nháp
Trước khi viết, DocOps loại khỏi dữ liệu gửi cho AI những căn cứ đã hết hiệu lực hoặc sắp thay đổi trong kho của đơn vị. Sau khi viết, mỗi dòng "Căn cứ …" trong văn bản được gắn một nhãn: Còn hiệu lực, Hết hiệu lực, Sắp thay đổi hoặc Không có trong kho.
Dòng căn cứ hết hiệu lực được tô vàng kèm hai nút: "Thay câu căn cứ" để chèn căn cứ thay thế, hoặc "Bỏ dòng". Văn bản vẫn xuất được, nên cán bộ là người quyết định cuối cùng.
- Cách DocOps biết căn cứ nào hết hiệu lực được giải thích ở trang Rà soát căn cứ pháp lý.
Đưa văn bản Word có sẵn vào
Có thể nhập một tệp .docx vào bản nháp để tiếp tục sửa trong DocOps, và tuỳ chọn "Nhờ AI trình bày lại" để đưa văn bản về đúng bố cục.
Kiểm tra thể thức văn bản đến
Với văn bản đã nạp vào kho, DocOps kiểm tra 9 thành phần thể thức: quốc hiệu, tiêu ngữ, tên cơ quan, số hiệu, địa danh và ngày tháng, trích yếu, nơi nhận, chữ ký và dấu. Mỗi thành phần được đánh giá đạt, thiếu hoặc cần xem, cùng một kết luận chung đạt, cần xem hoặc không đạt.
- Khi cần tìm một quy định để viện dẫn, hỏi thẳng kho văn bản ở trang Tra cứu văn bản bằng AI.
- Toàn bộ thành phần thể thức và kỹ thuật trình bày theo Nghị định 30 có ở trang Thể thức văn bản hành chính.