DocOps phục vụ những đơn vị nào
Agentra DocOps là phần mềm AI cho văn bản hành chính của trường đại học, cơ quan, doanh nghiệp và tổ chức trình bày văn bản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.
Theo Điều 2 của Nghị định, cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước áp dụng trực tiếp; tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp căn cứ Nghị định cùng các quy định của Đảng, của pháp luật để áp dụng cho phù hợp. Doanh nghiệp ngoài nhà nước không thuộc đối tượng bắt buộc, nhưng có thể lấy thể thức này làm chuẩn cho văn bản nội bộ.
Luật, nghị định và thông tư không phải văn bản hành chính, nhưng DocOps theo dõi chúng như căn cứ: văn bản nào dẫn văn bản nào, văn bản nào đã bị thay thế, bãi bỏ hoặc chưa có hiệu lực.
Việc văn thư hằng ngày: làm tay và với DocOps
| Việc | Làm tay | Với DocOps |
|---|---|---|
| Tìm quy định nội bộ về một việc | Mở từng thư mục, đọc lại từng văn bản | Hỏi bằng lời, câu trả lời dẫn số hiệu và Điều, bấm vào mở văn bản gốc |
| Biết văn bản nào dựa trên thông tư đã bị thay thế | Nhớ hoặc dò lại bằng tay | Cảnh báo trên toàn kho: bị thay thế, bãi bỏ, chưa có hiệu lực |
| Soạn thông báo, quyết định, tờ trình | Mở văn bản cũ làm mẫu, sửa từng chỗ | Viết một câu ý chính, nhận bản nháp đúng thể thức, xuất Word hoặc PDF |
| Kiểm tra thể thức văn bản đến | Soát bằng mắt | Kiểm 9 mục thể thức, mỗi mục đạt, thiếu hoặc cần xem |
| Giữ hiểu biết về văn bản khi cán bộ chuyển công tác | Nằm trong đầu người cũ | Kho có số hiệu, hiệu lực, quan hệ pháp lý, tích luỹ theo năm |
DocOps làm gì cho đơn vị của bạn
- Nạp văn bản: PDF kể cả bản quét: nhận dạng từng trang, bóc số hiệu, ngày ký, cơ quan ban hành và trích yếu; cán bộ chốt từng văn bản vào kho.
- Phân loại: xếp vào 29 loại văn bản hành chính của Nghị định 30, danh sách đầy đủ ở trang Các loại văn bản hành chính.
- Tra cứu: tìm toàn văn không cần gõ dấu, hỏi bằng lời và nhận câu trả lời dẫn số hiệu, Điều, xem Tra cứu văn bản bằng AI.
- Rà soát căn cứ: cảnh báo văn bản đang dựa trên căn cứ bị thay thế, bãi bỏ hoặc chưa có hiệu lực, xem Rà soát căn cứ pháp lý.
- Soạn nháp: quyết định, thông báo, tờ trình, kế hoạch, báo cáo… từ một câu ý chính, xem Soạn thảo văn bản theo Nghị định 30.
- Trường đại học: có thêm phần riêng cho phòng đào tạo và quy chế học vụ, xem Chuyển đổi số văn thư trường đại học.
Cho UBND xã, phường và cán bộ công chức
Ở UBND xã, phường, một công chức thường vừa soạn văn bản vừa phải nắm các quyết định, kế hoạch của cấp trên. DocOps là trợ lý AI cho cán bộ, công chức trong hai việc đó, trên kho văn bản riêng của xã.
- Soạn văn bản: công văn, tờ trình, báo cáo, kế hoạch, thông báo, biên bản theo Nghị định 30 từ một câu ý chính; tên UBND, địa danh, người ký tự điền, xem Soạn thảo văn bản theo Nghị định 30.
- Tra văn bản cấp trên: nạp quyết định, kế hoạch, hướng dẫn của tỉnh và sở ngành, rồi hỏi bằng lời; câu trả lời dẫn số hiệu và Điều, xem Tra cứu văn bản bằng AI.
- Rà soát căn cứ: biết văn bản nào của xã đang dựa trên căn cứ đã bị thay thế hoặc bãi bỏ, xem Rà soát căn cứ pháp lý.
- Kho riêng: mỗi xã một key và một kho văn bản riêng trên máy.
Chạy cùng hệ thống quản lý văn bản đang dùng
DocOps không xử lý luồng văn bản đi – đến, trình ký hay ký số. Hệ thống e-Office hoặc phần mềm quản lý văn bản điều hành của đơn vị vẫn giữ nguyên vai trò đó.
DocOps làm việc trên nội dung văn bản: xây kho tri thức, tra cứu có trích dẫn, rà soát căn cứ và soạn nháp. Bản nháp xuất ra Word hoặc PDF để đưa vào quy trình ban hành hiện có.
Dữ liệu của đơn vị ở đâu
- Kho văn bản nằm trên máy (cơ sở dữ liệu SQLite); mỗi đơn vị một key và một kho riêng; sao lưu và khôi phục tại máy.
- Các bước AI (nhận dạng trang quét, phân loại, hỏi đáp, soạn nháp) gửi nội dung qua máy chủ DocOps tới mô hình AI, mặc định là Claude của Anthropic. Máy chủ không lưu nội dung.
- Chi tiết cách DocOps dùng AI và bảo vệ dữ liệu ở trang Minh bạch AI.
Những gì DocOps chưa làm
- Chỉ nạp tệp PDF; tệp Word dùng được khi soạn thảo (nhập .docx vào bản nháp).
- Văn bản của Đảng và của tổ chức có hướng dẫn thể thức riêng (không dùng Quốc hiệu, Tiêu ngữ) chưa được hỗ trợ: khuôn soạn thảo luôn có Quốc hiệu, Tiêu ngữ và phần kiểm tra thể thức chấm theo Nghị định 30.
- Không quản lý chứng từ kế toán như hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi.
- Giao diện ứng dụng bằng tiếng Việt.
Bắt đầu với DocOps
- Tải và cài DocOps cho Windows hoặc macOS ở trang Tải về.
- Xin key cho đơn vị ngay trong ứng dụng, hoặc qua trang Liên hệ.
- Điền Thông tin đơn vị (cơ quan chủ quản, cơ quan ban hành, địa danh, người ký) để bản nháp tự điền phần thể thức.
- Nạp các văn bản đang dùng làm căn cứ và văn bản nội bộ, rồi chốt từng văn bản vào kho.