Rà soát căn cứ pháp lý là gì?
Rà soát căn cứ pháp lý là việc đối chiếu các dòng "Căn cứ …" của một văn bản với hiệu lực hiện hành của văn bản được viện dẫn, để phát hiện căn cứ đã bị thay thế, bị bãi bỏ hoặc chưa có hiệu lực.
Ở trường đại học, một thông tư của Bộ Giáo dục và Đào tạo có thể là căn cứ cho hàng chục văn bản nội bộ: quy chế đào tạo, quy định học vụ, quyết định thành lập hội đồng. Khi thông tư đó bị thay thế, các văn bản nội bộ không tự đổi theo. Việc dò lại bằng tay đòi hỏi nhớ văn bản nào dẫn văn bản nào, và thường chỉ được làm khi đã có sự cố.
DocOps lưu mọi quan hệ giữa các văn bản trong kho thành một đồ thị, nên câu hỏi "văn bản nào đang đứng trên căn cứ cũ" trở thành một phép tra trên dữ liệu, không phải một cuộc tìm kiếm trong trí nhớ.
Rà soát thủ công và rà soát bằng DocOps
| Việc cần làm | Thủ công | Với DocOps |
|---|---|---|
| Phát hiện căn cứ bị thay thế, bãi bỏ | Đọc lại từng văn bản, tra từng căn cứ | Cảnh báo tự động trên toàn kho ở màn Rà soát |
| Căn cứ gián tiếp | Thường bị bỏ sót | Cảnh báo "Sắp thay đổi" khi căn cứ của căn cứ bị thay thế hoặc bãi bỏ (2 tầng) |
| Xem hiệu lực tại một ngày | Tự suy ra từ ngày ban hành, ngày hiệu lực | Chọn ngày ở ô "Hiệu lực tại ngày", cảnh báo được tính lại |
| Đánh giá tác động trước khi sửa | Ước lượng theo kinh nghiệm | Bán kính ảnh hưởng: đếm số dòng nghiệp vụ đang dựa vào từng Điều |
| Bằng chứng | Ghi chú rời | Mỗi quan hệ giữ câu gốc trong văn bản đã sinh ra nó |
DocOps cảnh báo những gì
Màn Rà soát gom cảnh báo của toàn kho, lọc theo ba nhóm: Căn cứ bị bãi bỏ, Sắp thay đổi và Đã xử lý.
- Căn cứ đã bị thay thế hoặc bãi bỏ: văn bản của bạn viện dẫn một văn bản mà trong kho đã có văn bản khác thay thế hoặc bãi bỏ nó.
- Căn cứ sắp thay đổi: căn cứ trực tiếp vẫn còn hiệu lực, nhưng chính căn cứ của nó đã bị thay thế hoặc bãi bỏ. DocOps dò hai tầng như vậy.
- Căn cứ chưa có hiệu lực: văn bản viện dẫn một văn bản chưa tới ngày hiệu lực tại ngày đang xem.
Đồ thị quan hệ pháp lý
Khi nạp văn bản, DocOps đọc các câu dẫn chiếu và ghi lại năm loại quan hệ: căn cứ, hướng dẫn, sửa đổi, thay thế và bãi bỏ. Mỗi quan hệ giữ nguyên câu gốc đã sinh ra nó để cán bộ đối chiếu. Quan hệ có độ tin cậy từ 0,85 trở lên vào kho ngay; quan hệ thấp hơn chờ cán bộ duyệt.
Ở màn Đồ thị, chế độ Tác động cho thấy với một văn bản đang chọn: nó đứng trên những văn bản nào và những văn bản nào đang kéo theo nó. Lưu ý: quan hệ sửa đổi được vẽ trên đồ thị nhưng không tự sinh cảnh báo, vì văn bản bị sửa đổi vẫn còn hiệu lực.
Bán kính ảnh hưởng: sửa một Điều thì phải rà lại những gì
Rà soát trả lời câu hỏi sau khi luật đã đổi. Bán kính ảnh hưởng trả lời câu hỏi trước khi đổi: một Điều đang gánh bao nhiêu con số chốt (số năm, tỉ lệ, mức thu, số tín chỉ), cổng chặn và ngưỡng trong kho.
DocOps đếm số dòng nghiệp vụ viện dẫn từng Điều và vẽ mỗi Điều thành một bong bóng; bong bóng càng to thì càng nhiều chỗ phải rà lại khi sửa. Phép đếm chạy tại máy, tất định, không gọi AI và không tốn token. Trên kho mẫu đi kèm sản phẩm (104 văn bản, 206 Điều, 280 quan hệ), Điều nặng nhất đang được 12 dòng nghiệp vụ viện dẫn.
Phần nào dùng AI, phần nào chạy tại máy
- Dùng AI: đọc văn bản, bóc các quan hệ dẫn chiếu và ba lớp nghiệp vụ (con số chốt, cổng chặn, ngưỡng) từ nội dung.
- Chạy tại máy, không qua AI: cảnh báo hiệu lực, tính lại theo ngày, lan truyền tác động và bán kính ảnh hưởng. Cùng một kho thì luôn cho cùng một kết quả.
- Câu hỏi bằng lời về một văn bản cụ thể được trả lời ở Tra cứu văn bản bằng AI.
- Khi soạn văn bản mới, căn cứ đã hết hiệu lực được đánh dấu ngay trong bản nháp: Soạn thảo văn bản theo Nghị định 30.
Bắt đầu rà soát kho văn bản của đơn vị
- Tải DocOps cho Windows hoặc macOS và kích hoạt bằng key của đơn vị.
- Nạp các văn bản PDF đang dùng làm căn cứ: thông tư, quyết định của cơ quan cấp trên và văn bản nội bộ của đơn vị.
- Chốt từng văn bản vào kho và duyệt các quan hệ có độ tin cậy thấp.
- Mở màn Rà soát, đặt "Hiệu lực tại ngày" và xử lý từng cảnh báo; đánh dấu Đã xử lý khi xong.