Thể thức văn bản là gì
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, gồm những thành phần chính áp dụng cho mọi loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể (khoản 1 Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP).
Kỹ thuật trình bày gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí các thành phần và số trang (Điều 9). Chi tiết nằm ở Phụ lục I; viết hoa theo Phụ lục II; chữ viết tắt tên loại theo Phụ lục III.
Kỹ thuật trình bày theo Phụ lục I
| Yếu tố | Quy định |
|---|---|
| Khổ giấy | A4 (210 mm x 297 mm), trình bày theo chiều dài |
| Lề trên, lề dưới | 20–25 mm |
| Lề trái | 30–35 mm |
| Lề phải | 15–20 mm |
| Phông chữ | Times New Roman, bộ mã Unicode TCVN 6909:2001, màu đen |
| Quốc hiệu | In hoa, cỡ 12–13, đứng, đậm |
| Tiêu ngữ | In thường, cỡ 13–14, đứng, đậm, kẻ ngang dài bằng dòng chữ |
| Tên cơ quan ban hành | In hoa, cỡ 12–13, đứng, đậm, kẻ ngang dài 1/3–1/2 dòng chữ |
| Số, ký hiệu | Cỡ 13; "Số" in thường, ký hiệu in hoa |
| Địa danh, ngày tháng | In thường, cỡ 13–14, nghiêng |
| Tên loại văn bản | In hoa, cỡ 13–14, đứng, đậm |
| Trích yếu | In thường, cỡ 13–14, đứng, đậm; công văn ghi sau "V/v", cỡ 12–13 |
| Nội dung | In thường, cỡ 13–14, canh đều hai lề, lùi đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm, cách đoạn tối thiểu 6pt, cách dòng từ đơn tới 1,5 lines |
| Quyền hạn, chức vụ người ký | In hoa, cỡ 13–14, đứng, đậm |
| Họ tên người ký | In thường, cỡ 13–14, đứng, đậm |
| Nơi nhận | "Nơi nhận:" cỡ 12, nghiêng, đậm; danh sách cỡ 11, đứng |
| Số trang | Cỡ 13–14, canh giữa trong lề trên, không hiện ở trang đầu |
9 thành phần thể thức chính
- Quốc hiệu và Tiêu ngữ: ở góc trên bên phải trang đầu. Quốc hiệu "CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM" in hoa, cỡ 12–13, đậm. Tiêu ngữ "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc" in thường, cỡ 13–14, đậm, canh giữa dưới Quốc hiệu, kẻ ngang dài bằng dòng chữ.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: ghi tên chính thức, đầy đủ, kèm tên cơ quan chủ quản trực tiếp nếu có. Tên cơ quan ban hành in hoa, cỡ 12–13, đậm, kẻ ngang dài 1/3–1/2 dòng chữ.
- Số, ký hiệu của văn bản: số là số thứ tự trong năm đăng ký tại Văn thư, số nhỏ hơn 10 ghi thêm số 0. Ký hiệu ghép chữ viết tắt tên loại với chữ viết tắt tên cơ quan, cỡ 13. Danh sách chữ viết tắt có ở trang Các loại văn bản hành chính.
- Địa danh và thời gian ban hành văn bản: in thường, cỡ 13–14, nghiêng, cùng dòng với số, ký hiệu. Sau địa danh có dấu phẩy; ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 ghi thêm số 0.
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: tên loại in hoa, cỡ 13–14, đậm; trích yếu in thường, cỡ 13–14, đậm, ngay dưới tên loại. Công văn ghi trích yếu sau "V/v", in thường, cỡ 12–13.
- Nội dung văn bản: in thường, cỡ 13–14, canh đều hai lề, lùi đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm, cách đoạn tối thiểu 6pt, cách dòng từ đơn tới 1,5 lines.
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền: quyền hạn ký ghi TM., Q., KT., TL. hoặc TUQ. Quyền hạn, chức vụ in hoa, cỡ 13–14, đậm; họ tên in thường, cỡ 13–14, đậm, không ghi học hàm, học vị trước họ tên, trừ trường hợp người đứng đầu ngành, lĩnh vực quy định cho lực lượng vũ trang, tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học.
- Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức: trên văn bản điện tử là hình ảnh dấu màu đỏ, kích thước thật, định dạng .png nền trong suốt, trùm khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.
- Nơi nhận: "Nơi nhận:" cỡ 12, nghiêng, đậm; danh sách cỡ 11, đứng; dòng cuối ghi "Lưu: VT" cùng đơn vị soạn thảo và số bản.
Thành phần bổ sung
- Phụ lục: đi kèm văn bản khi cần (Điều 8 khoản 3 điểm a).
- Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, chỉ dẫn phạm vi lưu hành: mức độ khẩn gồm hỏa tốc, thượng khẩn, khẩn; độ mật gồm tuyệt mật, tối mật, mật; phạm vi lưu hành ví dụ "XEM XONG TRẢ LẠI", "LƯU HÀNH NỘI BỘ".
- Ký hiệu người soạn thảo và số lượng bản phát hành: thành phần bổ sung theo điểm c khoản 3 Điều 8, gồm ký hiệu người soạn thảo và số lượng bản phát hành.
- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax: thành phần bổ sung theo điểm d khoản 3 Điều 8, gồm địa chỉ cơ quan, thư điện tử, trang thông tin điện tử, điện thoại, số Fax.
Checklist trước khi trình ký
- Quốc hiệu và Tiêu ngữ đúng chữ, Tiêu ngữ có gạch nối.
- Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành đúng tên chính thức.
- Số do Văn thư cấp khi đăng ký, ký hiệu đúng chữ viết tắt tên loại.
- Địa danh có dấu phẩy, ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 có số 0 phía trước.
- Trích yếu ngắn, phản ánh nội dung chính của văn bản.
- Căn cứ còn hiệu lực; lần dẫn đầu ghi đủ tên loại, số, ký hiệu, ngày ban hành, cơ quan ban hành và trích yếu. Cách rà căn cứ có ở trang Rà soát căn cứ pháp lý.
- Quyền hạn ký đúng: TM., Q., KT., TL. hoặc TUQ.
- Nơi nhận đủ, dòng cuối "Lưu: VT".
- Lề, phông, cỡ chữ đúng bảng kỹ thuật trình bày ở trên.
DocOps kiểm tra thể thức thế nào
Với văn bản đã nạp vào kho, DocOps kiểm tra 9 mục: quốc hiệu, tiêu ngữ, tên cơ quan, số ký hiệu, địa danh và ngày, tên loại và trích yếu, nơi nhận, chữ ký, dấu. Quốc hiệu và tiêu ngữ được tách thành hai mục và phần nội dung không chấm, nên cách đếm khác chín thành phần của Điều 8. Mỗi mục có trạng thái đạt, thiếu hoặc cần xem; kết luận chung là đạt, cần xem hoặc không đạt. AI chấm, cán bộ xem lại kết quả.
DocOps không đo lề, phông hay cỡ chữ của tệp.
- Bản nháp DocOps soạn được dựng theo khuôn Nghị định 30, xem Soạn thảo văn bản theo Nghị định 30.